Ook in de logistieke branche speelt IT tegenwoordig een belangrijke rol. Waar ICT voorheen nog een bijzaak was, is het nu een must geworden: voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering is IT onmisbaar. De basis van een transportbedrijf wordt gevormd door een zogenaamd Transport Management Systeem (TMS). Dit is de software die een logistiek dienstverlener in staat stelt om zijn transporten te plannen en op te volgen. In deze blog laten we u zien wat een transport management systeem kan en hoe we bij Oldenburger Transport gebruik maken van TMS-software.
Wat is een transport management systeem?
Een transport management systeem (vaak afgekort tot TMS) is software om transportbewegingen mee te beheren. Dit vormt de kern van een TMS-softwarepakket, maar vaak wordt zo’n pakket uitgebreid met een breed spectrum aan extra functionaliteiten. De meeste transport management systemen bieden in ieder geval de volgende mogelijkheden:
- Het invoeren of importeren van transportorders
- Het plannen van ritten
- Het opvolgen van transportorders en ritten
- Het factureren van transportorders
- Het monitoren van Key Performance Indicators (KPI’s)
Vaak is een TMS-pakket dermate uitgebreid dat de software de ruggengraat vormt van een transportbedrijf. Zodoende is een transport management systeem vergelijkbaar met een ERP-pakket bij niet-logistieke bedrijven.
Het belangrijkste onderdeel van een TMS-pakket is altijd de ritplanning. Dit onderdeel stelt de gebruiker in staat om transportorders in te delen in ritten. Daarbij rekent de software zelf de route uit, en de bijbehorende kosten en opbrengsten. Bij het plannen houdt de software ook rekening met de inzetbaarheid van wagenpark en personeel. Geavanceerde pakketten kunnen ook controleren of een vrachtwagen wel bij een bepaald losadres mag komen (rekening houdend met bijvoorbeeld milieuzones of lengte- en gewichtsrestricties), of bijvoorbeeld of een chauffeur op tijd gaat komen op basis van de GPS-positie van de vrachtwagen en zijn of haar rij- en rusttijden.
Voordelen van een TMS
Voordat computers gemeengoed waren, werd het plannen van transporten nog gewoon gedaan met pen en papier. Veel transportbedrijven gebruikten een planbord. Zo’n bord werd aan een muur bevestigd, en bestond uit verschillende rijen waar kaartjes in geplaatst konden worden. Elke rij vertegenwoordigde een vrachtwagen of rit. Door kaarten op volgorde in het bord te plaatsen werd een rit samengesteld.
Het fysieke planbord is inmiddels al een tijdje achterhaald, maar het basisprincipe wordt nog steeds gebruikt in TMS-softwarepakketten. Veel TMS-pakketten hebben een digitaal planbord, met daarop de vrachtwagens op de horizontale as, en de tijd op de verticale as. Digitaal werkt zo’n planbord uiteraard een stuk makkelijker.
Een digitaal systeem om ritten te plannen biedt tal van voordelen. Zo kan er veel standaardwerk geautomatiseerd worden en kunnen er verbindingen worden opgebouwd met klanten, zodat er over en weer informatie kan worden uitgewisseld. Ondertussen kunnen ook de boordcomputers in de vrachtwagens verbonden worden met het transport management systeem, wat er weer zorgt dat de gebruikers van de software continu op de hoogte zijn van de statussen van de ritten die onderweg zijn. De data uit de TMS-software kan gebruikt worden om de bedrijfsprocessen te beoordelen.
Hoe Oldenburger transport management aanpakt
Bij Oldenburger Transport maken we gebruik van de TMS-software van Art Systems. Deze software heet Transpas Enterprise en biedt zeer veel mogelijkheden om zich aan te passen aan de bedrijfsprocessen van een transportonderneming. Er kunnen veel zaken geautomatiseerd worden en tevens zijn er allerlei koppelingen mogelijk met bijvoorbeeld klanten, boordcomputers en ferrymaatschappijen.
Oldenburger heeft zichzelf tot doel gesteld om haar interne processen zo efficiënt mogelijk in te regelen. Daarbij is software een belangrijk middel. We zijn continu bezig om ons transport management systeem nog beter te laten aansluiten op onze wensen en eisen. Rondom ons TMS-pakket hebben we een netwerk van software die ons helpen met bijvoorbeeld verwerking van emballage, de boekhouding en het scannen van vrachtdocumenten. Met goede software kunnen wij ons werk zo efficiënt mogelijk doen, waardoor onze medewerkers meer tijd voor onze klanten hebben.
